Excel itu hebat murah, fleksibel, dan hampir semua orang bisa pakai. Tapi saat jumlah karyawan naik, proses HR makin kompleks, dan data makin sering dipakai lintas tim (HR, Finance, Atasan, Manajemen), Excel mulai jadi “bottleneck”: kerjaan berulang, rawan salah input, dan sulit dilacak jejak persetujuannya.

Kalau kamu merasa HR di tempatmu makin “sibuk tapi tidak selesai-selesai”, cek 7 tanda di bawah ini. Makin banyak yang “iya”, makin kuat sinyal bahwa perusahaanmu sudah butuh HRIS (Human Resource Information System).

1) Data karyawan tersebar di banyak file dan versi

Ciri paling umum: ada file “Data Karyawan Final.xlsx”, “Final Fix.xlsx”, “Final Fix Banget.xlsx”.

Akibatnya:

1. HR bingung mana data terbaru.
2. Perubahan kecil (alamat, rekening, status keluarga) berpotensi tidak ter-update di semua file.
3. Audit dan pengecekan ulang makan waktu.

HRIS menyatukan data karyawan dalam satu database terpusat (single source of truth). Update dilakukan sekali, dan semua modul yang membutuhkan data itu ikut ikut terbarui.

2) Rekap absensi jadi kerja lembur HR tiap akhir bulan

Kalau proses absensi seperti ini:

1. export dari mesin absensi / aplikasi,
2. cocokkan dengan izin/sakit/cuti,
3. koreksi telat/pulang cepat,
4. hitung lembur,
5. lalu kirim ke payroll,

dan hampir selalu menghabiskan hari-hari terakhir di akhir bulan, itu tanda kuat.

Dengan HRIS, absensi, izin/cuti, dan lembur bisa berada dalam alur yang sama. HR tidak lagi “jadi tukang rekap”, tapi fokus ke kontrol dan validasi.

3) Pengajuan cuti/izin masih via chat dan sulit dilacak

“Pak, saya cuti besok ya.”

“Sudah izin di grup, dianggap sah.”

Masalahnya bukan sekadar tertib, tapi tracking:

1. Siapa approve?
2. Tanggal berapa?
3. Sisa cuti berapa?
4. Bentrok dengan jadwal tim nggak?

Kalau manajer sering kaget ada anggota tim yang libur barengan, itu tanda proses cuti perlu sistem.

Dengan HRIS, pengajuan cuti menjadi:

1. jelas alurnya (request → approval → tercatat),
2. otomatis mengurangi saldo,
3. ada histori,
4. dan dapat notifikasi.

4) Payroll sering “revisi”, dan koreksi terjadi setelah gajian

Kalau setiap bulan ada kasus:

1. salah hitung lembur,
2. tunjangan tidak masuk,
3. potongan dobel,
4. slip gaji berbeda dengan real transfer,

maka masalahnya bukan orangnya tapi prosesnya terlalu manual dan banyak titik rawan.

HRIS membantu karena payroll bisa terhubung ke data absensi, lembur, dan komponen lain sehingga mengurangi input manual berulang. Bahkan kalaupun masih perlu penyesuaian, perubahan lebih mudah ditelusuri (siapa mengubah apa).

5) HR sering jadi “helpdesk” untuk pertanyaan repetitif

Contoh pertanyaan yang berulang:

1. “Slip gaji bulan ini di mana?”
2. “Sisa cuti saya berapa?”
3. “Data rekening saya sudah benar belum?”
4. “Saya sudah submit klaim belum ya?”

Kalau pertanyaan seperti ini menghabiskan banyak jam kerja HR, itu tanda kamu butuh Employee Self-Service (ESS).

Di HRIS, karyawan bisa:

1. lihat data dan dokumennya sendiri,
2. cek saldo cuti,
3. akses slip gaji (sesuai aturan),
4. update informasi tertentu dengan approval jika diperlukan.

HR jadi lebih fokus ke hal strategis, bukan menjawab pertanyaan yang sama setiap hari.

6) Approvals (persetujuan) sering “abu-abu” dan tidak ada jejak

Perusahaan yang masih manual sering punya masalah:

1. persetujuan di chat hilang tertumpuk,
2. approve “secara lisan”,
3. ketika ada dispute, tidak ada bukti alur persetujuan.

Kalau tim HR pernah mengalami konflik seperti:

“Katanya sudah di-approve”

“Siapa yang approve?”

“Mana buktinya?”

maka perusahaan butuh HRIS dengan audit trail (jejak aktivitas) dan workflow approval yang jelas.

7) Manajemen minta laporan cepat, tapi HR butuh waktu lama menyiapkan

Permintaan seperti:

1. “Berapa angka turnover Q4?”
2. “Siapa yang paling sering lembur?”
3. “Divisi mana yang absensinya paling bermasalah?”
4. “Rata-rata keterlambatan per departemen?”

Kalau jawabannya adalah “tunggu saya rekap dulu”, lalu butuh beberapa hari, itu tanda HR sudah butuh sistem yang siap menghasilkan laporan.

Dengan HRIS, laporan bisa ditarik lebih cepat karena datanya sudah terekam rapi dari awal, bukan dikompilasi di belakang.

Baca Juga: Daftar Upah Minimum Provinsi 2026: Yuk Cek Daerahmu